Management à distance : Oser libérer les énergies !

Mathilde Gadret

Published : 10 octobre 2014
By :

1 commentaire

manager à distance  Le grand blog de la vente

Nombre d’entre nous sommes confrontés aux nouvelles contraintes de la vie professionnelle, qui transforment petit à petit notre quotidien et font évoluer les pratiques managériales.

En voici quelques-unes :

Les temps de trajet domicile-travail s’allongent, (voir récente étude Randstat), nous faisant perdre un précieux temps effectif de travail. Même si les trains sont équipés de wagons silencieux et les véhicules de kits de téléphonie main libre, on a déjà trouvé mieux pour travailler efficacement qu’un moyen de transport… D’ailleurs, vous pouvez être le meilleur manager du monde, vous ne pouvez rien contre les heures de trajet quotidien imposés à vos collaborateurs … sans même parler des grèves, incidents techniques et autres merveilles que connaissent bien les banlieusards. La perte de temps dans les transports est d’ailleurs citée comme l’un des facteurs principaux de démotivation au travail, comme le confirme cette étude européenne d’Office Team, cabinet international de recrutement.

Le bureau est également une source de ‘perturbations’ diverses: les open spaces se sont multipliés, avec leurs lots de téléconférences à voix (très) haute auxquelles tous les collègues participent indirectement. Les interruptions sont diverses, entre collègues, assistantes, chef d’équipe… et la concentration est parfois plus difficile à trouver…

Les projets que nous gérons sont de plus en plus transverses et multinationaux, impliquant des équipes éclatées, sur plusieurs filiales, territoires, fuseaux horaires…, équipes qui doivent être pilotées à distance.

Ces contraintes ont poussé les entreprises à réfléchir à de nouveaux modes de management. Le développement  du télétravail, et donc du management à distance, est une des conséquences de ces changements et surtout de la prise de conscience que le travail à distance peut doper la motivation et libérer les énergies.

Manager à distance  Le grand blog de la vente

Les entreprises françaises sont d’ailleurs restées frileuses assez longtemps vis-à-vis de ces pratiques, alors que les britanniques les testaient il y a plusieurs années déjà. La Telework Association au Royaume-Uni, considère que 20% de la population anglaise télétravaille de façon régulière.

Les arguments mis en avant sont ceux liés à l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. En travaillant quelques jours par semaine depuis chez eux, les salariés anglais économisent le temps de trajet domicile-bureau, (parfois jusqu’à 4 ou 5h par jour pour les Londoniens, et plusieurs centaines de £ par an), et disposent de plus de temps pour avancer sur des dossiers complexes. Ils sont moins fatigués et donc plus disponibles, pour leurs collègues et leurs proches.

En télétravail, ils soulignent également leur meilleur niveau de concentration et disent travailler plus efficacement. Une étude française réalisée par le cabinet Greenwoking a démontré que la productivité des télétravailleurs serait de 22% supérieure à celle des autres salariés en entreprise. Alterner bureau et domicile aurait également un impact direct sur le « bien-être » du salarié.

 

Alors, pourquoi autant de prudence côté français, encore aujourd’hui?

72% des salariés franciliens se disent favorables au télétravail, mais 56% d’entre eux pensent qu’il leur serait impossible de le pratiquer (étude de 2010 d’OpinionWay pour www.LesNouvellesParisiennes.org). Au-delà de la nature de certains métiers, difficiles à exercer à distance, ce sont bien les réticences du management et de l’organisation qui sont mises en avant.

Ces craintes sont nombreuses, et nous allons en détailler 3 :

 

La première crainte, c’est la perte de contrôle.

Peur de perdre le contrôle - le grand blog de la vente

En télétravail, le manager ne ‘contrôle’ plus ses collaborateurs en temps réel. Il ne peut plus ‘suivre’ leur activité au jour le jour, surveiller le déroulé de leur mission et encore moins leurs écrans d’ordinateur. L’arrivée des réseaux sociaux a renforcé cette crainte… ‘Je suis peut-être en train de le payer pendant qu’il update son statut facebook’…

Si l’on veut aller plus loin, on peut dire que le travail à distance fait craindre à certains managers la perte de leurs ‘oripeaux de pouvoir’. L’expression est celle de Bruno Jarrosson dans son ouvrage Oser la confiance, Propos sur l’engagement des dirigeants. Voilà ce qu’il explique : Dans nos sociétés et dans notre vie professionnelle, la relation de pouvoir se marque à travers des oripeaux du pouvoir qui sont là pour rappeler à chaque instant et à chacun la nécessité de sa soumission ‘au chef’. Places de parking, épaisseur de la moquette, dimension des bureaux, profondeur du fauteuil, etc., autant de symboles qui rappellent à chaque seconde que la discussion ne se situe pas à égalité. Dans certaines situations, seuls les oripeaux marquent le pouvoir, qui n’est pas exprimé d’aucune autre manière. Le critère d’autorité peut donc parfois se substituer aux critères de pertinence.

Alors évidemment, à distance, les oripeaux du pouvoir sont moins exprimés, voire carrément réduits à néant. Le ‘manager’ ne dispose plus de ces symboles pour imposer son point de vue, et cela peut en déstabiliser certains…

 

La deuxième crainte touche à la communication :

Peur de perdre en communication - le grand blog de la vente

Qui dit management à distance dit communication décalée dans le temps, et dit moins de face à face. Le point matinal autour de la machine à café n’est plus d’actualité tous les jours, et les managers craignent que certains messages ne soient plus transmis, ou en tous cas de façon aussi régulière.

La troisième crainte, c’est l’impact sur la cohésion d’équipe.

Peur de perdre l'esprit d'équipe - le grand blog de la vente

Tous les membres d’un même service ou d’une même équipe de travail ne sont plus forcément sur le même lieu tous les jours, et on a peur de perdre l’esprit d’équipe, l’habitude de travailler ensemble, la dynamique de groupe.

 

On sait aujourd’hui que ces freins sont réels, mais qu’ils sont parfaitement surmontables, à condition de les comprendre, de les anticiper et de respecter quelques principes clés, qui permettent de se préparer au télétravail et de compenser l’éloignement.

 

Quelques principes pour oser le télétravail et faciliter le management à distance

 

1er principe : BIEN CHOISIR LES PROFILS

bine choisir les profils - le grand blog de la vente

 

Les collaborateurs candidats au télétravail doivent d’abord être demandeurs. Ensuite, il doit s’agit d’un collaborateur qui a une expérience suffisante sur le poste et donc une autonomie suffisante pour pouvoir avancer seuls sur ses dossiers. Enfin, le manager doit également être favorable au télétravail, prêt à jouer le jeu et surtout prêt à faire confiance (nous vous conseillons la lecture de ‘Oser la confiance’, ouvrage déjà cité plus haut).

 

2ème principe : DÉFINIR LA BONNE FRÉQUENCE

Choisir la bonne frequence La grand blog de la vente

Des études, effectuées par Greeworking, ont montré que l’amélioration de la productivité est maximale à raison d’un ou deux jours par semaine en télétravail.

Mais au-delà du chiffre, la bonne fréquence est celle qui permet au salarié de continuer à vivre la vie de l’entreprise, à échanger avec ses collègues de façon informelle régulièrement et donc à ne pas ressentir l’isolement. Pour conserver le sentiment d’appartenance à l’équipe et favoriser les échanges entre ses membres, le manager peut d’ailleurs imposer à ses collaborateurs un jour par semaine de présence collective au bureau.

3ème principe : REPENSER SA MANIÈRE DE COMMUNIQUER

repenser sa façon de communiquer

Il convient de choisir les moyens les plus adaptés en fonction des besoins. S’il s’agit de communication formelle, les e-mails fonctionnent bien. Cependant, il est impossible de ne communiquer que par e-mail, car le ‘non-verbal’ a trop d’importance dans notre communication.  Ls logiciels tels que Skype sont une bénédiction pour rester proche à distance… Le chat, les messageries instantanées, textos ou What’s app sont également de bonnes options pour les échanges informels. Pour les réunions d’équipe, les présentations, mieux vaut alors privilégier la vidéoconférence ou les systèmes de classes virtuelles tels que citrix ou webex par exemple. Dans tous les cas, il ne faut abuser d’aucune de ses technologies et mieux vaut varier les supports, pour ne pas tomber dans la monotonie.

 

4ème principe : TOUJOURS GARDER LE CONTACT

Garder le contact  le grand blog de  la vente

Il est parfois difficile, pour un manager d’une grande équipe ou d’une équipe dispersée géographiquement, de maintenir le lien qui l’unit à ses collaborateurs. En fonction des projets et des priorités, certains collaborateurs peuvent être moins sollicités que d’autres pendant quelques temps. Le collaborateur à distance se sent plus facilement ‘oublié’, surtout s’il est loin géographiquement et en décalage horaire. Il est donc important de faire des points réguliers avec chacun de ses collaborateurs travaillant à distance.

Un point par semaine, ou tous les 10 jours, pour faire un bilan, booster la confiance et la motivation est un minimum.

 

5ème principe : ENTRETENIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE

entretenir l'esprit d'équipe  Le grand blog de la vente

Avec une équipe éclatée, il est forcément plus difficile de conserver la dynamique de groupe. Il faut donc imposer un rituel de rencontres pour les différents membres de l’équipe, et favoriser les échanges d’idées, générer des débats productifs… Prenez le temps d’organiser des réunions physiques régulières, où les collaborateurs confrontent leurs idées, points de vue et avis sur les projets de l’équipe afin d’avancer ensemble. Autre conseil : Faire faire des travaux en sous-groupe et/ou confier certaines tâches à des groupes de 2 ou 3 collaborateurs afin de générer plus d’échanges et de favoriser les synergies.

 

6ème principe : DONNER DES OBJECTIFS PRÉCIS

donner des objectifs précis Le grand blog de la vente

L’idée est que le manager puisse suivre le travail de son collaborateur à distance. Les missions doivent donc être définies très clairement, avec des objectifs spécifiques, ambitieux mais réalistes et surtout mesurables.

Chaque objectif doit comporter un ou des indicateurs de suivi pertinents et fiables.

Autre conseil : demander des livrables étalés dans le temps, ce qui permet des échanges réguliers entre le télétravailleur et son manager.

Ce type de management se rapproche du ROWE, ou Result Only Work Environment, un concept de management décrit par Cali Ressler & Jody Thompson, anciens managers chez Best Buy. Le ROWE, c’est un concept de management qui insiste sur le fait que  les employés sont payés pour leurs résultats et non pas pour le nombre d’heures travaillées. Le focus est mis sur le travail effectué. La façon dont il est effectué et le temps passé à le réaliser ne sont pas importants. Les employés sont libres de travailler quand ils le souhaitent et d’où qu’ils le souhaitent, tant que leur travail est fait et qu’ils ne causent pas de goulet d’étranglement, qui empêcherait d’autres employés d’avancer sur leur tâche.

L’implémentation du ROWE chez Best Buy a vu la productivité augmenter de 35% et le turnover volontaire (employés qui démissionnent de leur plein gré) baisser de 90% !

Cependant, le ROWE n’est pas applicable à tous les métiers. Il a eu le mérite de prouver que de longues heures passées au bureau ne sont pas forcément synonyme de productivité.

 

7ème principe : RESTER ÉQUITABLE

rester équitable Le grand blog de la vente

 

Paradoxalement, le collaborateur qui travaille à distance est souvent connecté 24h/24 depuis chez lui, et donc disponible alors que tous les salariés sédentaires ont déjà quitté le bureau.

Le manager doit veiller à ne pas le solliciter en dehors des horaires de travail, et à faire respecter ces horaires, même si la technologie nous permet aujourd’hui de travailler à n’importe quelle heure du jour et de la nuit. A l’inverse, le manager ne peut pas non plus réserver certaines tâches moins gratifiantes aux salariés sédentaires, sous prétexte qu’ils les a ‘sous la main’.

 *

*    *

Dans sa vidéo, diffusée sur TED, Roselinde TORRES, avance plusieurs caractéristiques qui font les grands leaders d’aujourd’hui. Elle souligne notamment le fait que ce sont des gens qui se préparent aux réalités d’aujourd’hui et aux changement de demain.  Évidemment, si on conserve les réflexes et les pratiques qui fondaient le management d’hier pour animer des équipes aujourd’hui, c’est difficile. Oser manager à distance, c’est oser lâcher des repères qui n’ont plus beaucoup de sens aujourd’hui,  pour libérer encore plus les énergies, les motivations et paradoxalement… le sentiment d’appartenance.

 

Allez, bon business à tous !

Mathilde Gadret

© Halifax Consulting

 

 

Comment this article

Comment this article :
  • *Required fields

1 Commentaire

Le 7 janvier 2015 à 15:23

Il faut pas hésiter à manager les collaborateurs à distance

X
You liked this article? share it!
http://www.legrandblogdelavente.com/